پایگاه خبری تحلیلی فناوری و نوآوری

چطور به تیمتان فیدبک بدهید

1. به رفتارهای خاص توجه کنید. نتیجه باید به صورتی مشخص - و نه به صورت کلی - بیان شود. برای مثال، به جای گفتن این جمله که «شما نگرش بدی دارید»، به عنوان یک مدیر موثر بگویید «من نگران نگرش شما به کارتان هستم. شما دیروز نیم ساعت دیرتر به جلسه وارد شدید و تازه گفتید دستورالعمل جلسه را هم نخوانده‌اید. امروز هم می‌خواهید سه ساعت مرخصی بگیرید چون با یک دندانپزشک قرار ملاقات دارید.» بیان این جمله‌ها به شخص می‌گوید که نوع رفتار وی مورد انتقاد قرار گرفته است.

2. یادتان باشد که در فیدبک دادن نباید مسائل شخصی را مطرح کنید. بازخورد یا همان فیدبک دادن باید در رابطه با کار اعضای تیم باشد. هرگز دیدگاه شخصی خود را به اعضای تیمتان نگویید و از این منظر آن‌ها را سرزنش نکنید. گفتن عبارت‌‌‌‌‌‌‌‌هایی مانند «احمق بی‌صلاحیت» و... نمی‌تواند نتیجه‌ای سازنده به بار آورد.

3. نتیجه کار باید در جهت هدف به اعضای تیم داده شود. اگر مدیر بخواهد یک فیدبک منفی را به یکی از اعضای تیم بدهد باید مطمئن شود که این بازخورد در رابطه با هدف‌های گیرنده پیام است. مدیر باید دقت کند که مقصودش از بیان مطلب چیست. در واقع، او اگر قصد دارد چنین پیامی را به اعضای تیم بدهد که «من مطلبی دارم که می‌خواهم آن را به شما یادآور شوم و - به اصطلاح - این بار را از شانه خودم بردارم»، بهتر است اصلا حرفی نزند.

4. برای فیدبک دادن باید زمان مناسب را پیدا کرد. بهتر است بلافاصله پس از انجام یک عمل خاص، نتیجه را به اعضای تیم بازخور کرد چون این مساله می‌تواند روی رفتار اعضا اثر بگذارد.

5. اگر می‌خواهید فیدبکی به یکی از اعضای تیمتان بدهید باید مطمئن شوید که او پیامتان را گرفته است. همچنین نتیجه‌ای که بازخور می‌شود باید روشن و کامل باشد به گونه‌ای که گیرنده پیام بتواند آن را به صورت کامل درک کند. مدیر باید توجه کند که گیرنده پیام می‌تواند آنچه را شنیده است بازگو کند تا مطمئن شود که وی مقصود وی را درک کرده است.

6. فیدبک دادن باید مربوط به رفتار قابل کنترل اعضای تیم باشد. اگر در مورد کوتاهی‌های شخص به او تذکر داده شود ولی او بابت آن نتوانسته باشد هیچ کاری انجام دهد یا در واقع بر این رفتار کنترلی نداشته است، در آن صورت نتیجه‌ای که بازخور شده، منفی است. بنابراین بهتر است چنین اقدامی صورت نگیرد و بازخور کردن نتیجه به گونه‌ای باشد که گیرنده پیام بتواند بعد از فیدبک گرفتن دست به اقدام مثبتی بزند که در جهت اهداف گروه باشد.

چطور شنونده بهتری باشید

1. به چشمان گوینده خوب نگاه کنید.

ما با گوش‌های خود می‌شنویم ولی قضاوت مردم در مورد گوش دادن ما این است که آیا به چشمان آنان نگاه می‌کنیم یا خیر. تماس دو چشم باعث می‌شود که سخنگو مورد توجه قرار گیرد، کمتر به بیراهه برود و به صحبت کردن تشویق شود.

2. با حرکات چشم و ابرو گفته‌های او را تایید کنید و توجه و علاقه خود را نشان دهید.

سر تکان دادن به نشانه داشتن نظر مثبت و حرکات چشم و ابرو و همزمان با آن نگاه کردن به چشمان گوینده باعث می‌شود این پیام به او مخابره شود که شما با تمام وجود به او گوش می‌دهید.

3. از حرکات یا عملیات اضافه اجتناب کنید.

کارهایی چون نگاه کردن به ساعت، ورق زدن کاغذ و بازی کردن با مداد نشانه خستگی و بی‌علاقگی فرد است. البته اگر هیچ حرکتی هم نکنید، طرف مقابلتان احساس می‌کند که کاملا او را فراموش کرده‌اید.

4. پرسش‌هایی را مطرح کنید.

کسی که گوش می‌دهد، آنچه را می‌شنود تجزیه و تحلیل و درباره آن پرسش‌هایی را مطرح می‌کند. پرسش مؤید این است که شما مطالب را فهمیده‌ و آن‌ها را تجزیه و تحلیل کرده‌اید و به گوینده اطمینان می‌دهد در حال گوش دادن هستید.

5. تفسیر کنید.

کسی که به صورت دقیق گوش می‌دهد، از چنین عبارت‌ها یا جملاتی استفاده می‌کند: «فکر می‌کنم شما می‌گویید...» یا «مقصود شما این است که...» گفتن این جملات از جمله ابزارهای خوبی است که ثابت می‌کند شنونده در حال گوش دادن است و نیز صحت گفتار طرف مقابل هم با این کار کنترل می‌شود.

6. سعی کنید حرف گوینده را قطع نکنید.

اجازه بدهید گوینده کلام خود را به پایان برساند و پس از آن پرسش‌های خود را مطرح کنید. هیچ‌گاه سعی نکنید حدس بزنید که افکار گوینده چیست.

7. در صحبت کردن زیاده‌روی نکنید.

بیشتر افراد تمایل دارند که بیشتر حرف بزنند و نظرات خود را ابراز کنند و کمتر به حرف‌های دیگری گوش می‌دهند. بسیاری از ما از آن جهت گوش می‌دهیم که تنها بدین وسیله قیمت حرف‌هایی را که می‌خواهیم بزنیم، بپردازیم. حرف زدن لذت‌بخش‌تر است و سکوت موجب ناراحتی می‌شود ولی نمی‌توان به صورت همزمان هم حرف زد و هم گوش داد. کسی که خوب گوش بدهد متوجه این واقعیت می‌شود و بیش از حد صحبت نمی‌کند.